Smart office, hatékonyság, digitális megoldások – így dolgozik a Boehringer Ingelheim Hungary az új budapesti irodájában
A jövő irodája Budapest szívében található, néhány percre a belvárostól, a Duna partján, üdítő zöld környezetben, remek közösségi közlekedési lehetőséggel. Az új iroda pontosan olyan okos, barátságos, családias légkört sugárzó, biztonságos munkahely, amely a világon mindenhol jellemzi a Boehinger Ingelheim székházait.
A vállalat magyarországi fióktelepe természetesen igyekezett helyi sajátosságokkal, ötletekkel színesíteni a világszínvonalú standardot. Az új irodát az ingelheimi Additional Spaces tervezte, a magyar Finta Stúdió pedig a helyi előírások és szabványok figyelembe vételével egészítette ki a tervet.
Az új iroda története
Minden munkahelynek megvan a maga története, így van ez a Boehringer Ingelheim magyarországi irodájának esetében is. Amikor a vállalat menedzsmentje az új irodába költözésről elkezdett gondolkodni, a COVID-19-járványnak még nyoma sem volt Magyarországon. A beruházás hihetetlenül gyors ütemben valósult meg- a tervezés 2019 szeptemberében kezdődött és 2020. július 22-én a kollégák már birtokba is vehették az új irodát. Csupán néhány háztömbnyire költözött a cég, mégis azt mondhatjuk, hogy ég és föld a különbség.
Ezért döntött a vezetőség a váltás mellett
A régi iroda bérleti szerződése még több mint két évre szólt, ám szükség volt egy kimondottan 21. századi, modern és okos munkahelyre. Az irodaház tulajdonosával folytatott tárgyalások után létrejött az új megállapodás, amely éves szinten jelentős megtakarítást tesz lehetővé a vállalat magyarországi székhelye számára. A költözés során lényeges szempont volt, hogy a korábbi kétszinteselhelyezkedés helyett most már egy emeleten, egy légtérben dolgozhasson mindenki.
Így dolgoztak az Ambassadorok
A menedzsmentet a kollégákból álló önkéntes Ambassador csapat már az első tervrajzok véleményezésétől kezdve segítette saját ötletekkel. Összegyűjtötték a munkatársak meglátásait és véleményét, valamint folyamatosan tájékoztatták őket a projekt állásáról. Az Ambassadorok ellátogattak az AstraZeneca gyógyszergyár budapesti képviseletére is, hogy tapasztalatokat gyűjtsenek a legkorszerűbb igényeknek megfelelő digitális munkahelyről. A cél természetesen nem egy már működő iroda lemásolása volt, de a tervezés és ötletelés során kimondottan értékesek voltak a másik vállalatnál látottak, nem utolsó sorban azért, mert az AstraZeneca 2018-ban a rangos magyarországi verseny, Az Év Irodája nagyvállalati kategóriájának döntőse volt.
Az egyik legnagyobb előnye az új munkahelynek, hogy mindenki a magáénak érezheti, hiszen kialakításakor a menedzsment figyelembe vette a kollégák javaslatait – a bútorok újrahasznosításától kezdve a színvilág kiválasztásáig. Az Ambassadorok szinte mindenről megszavaztatták a dolgozókat: például ennek eredményeként nyert végül a faszínű bútor és győzött a türkiz színű paraván. Arra is lehetett voksolni, hogy a tárgyalóknak mi legyen a neve, sőt a kollégák még bútorbeszállítókat is javasolhattak. Természetesen az irodai szabályok kidolgozásában szintén tevékeny szerep hárult az Ambassadorokra.
Ezt tudja az új munkahely
A 750 négyzetméteres open-iroda két fő egységre oszlik: egyéni munkaterületre és együttműködési területre. Az 50 munkatárs számára 39 munkaállomást alakítottak ki, viszont a COVID-19 járvány miatt jelenleg 22-öt lehet használni, hogy tartani lehessen a kötelezően előírt távolságot. Mindez az intelligens munkaszervezés és munkavégzés, valamint a hatékonyság növelésének az alapkoncepciójaként született meg.
A home office rendszert már a koronavírus-járvány kitörése előtt a legtöbb cégnél bevezették. A rendkívüli állapotok során tovább növekedett ennek a munkamódszernek a létjogosultsága, ezért a working from home a jövőben mindennapos, bevett munkamódszerként marad a vállalat életében. Ideje volt szakítani a „mindenkinek saját munkaállomást” pazarló, nem költséghatékony rendszerrel. Így a vállalatnál dolgozók mostantól jóval nagyobb hangsúlyt tudnak fektetni a csapatmunkára és a projekt-szemléletre.
A munkaállomások a hatalmas ablakoknak köszönhetően remekül megvilágítottak, a fókuszterem és a tárgyalóterem közepén üvegfalakkal vannak elválasztva. Az új irodában van egy hatalmas, exkluzív tárgyalóterem, de az összes tárgyalóterem videó- és audiokonferenciák megtartásához szükséges eszközökkel tökéletesen felszerelt. A csapatmunkákhoz kijelölt részleg nemcsak íróasztallal és székekkel, hanem kényelmes fotelekkel és kanapéval van bútorozva, így biztosítva kényelmes légkört a munkához.
Az irodaházban és a környéken számtalan bisztró, étterem, kávézó található, de az irodában is kialakítottak egy konyhával felszerelt tágas étkezőt, - tapasztalat ugyanis azt mutatja, hogy a munkatársak szívesen ebédelnek és kávéznak együtt. A munka közbeni szünetekben kellemes perceket lehet eltölteni a téli kertben, ahonnan gyönyörű kilátás nyílik a Dunára és a Nemzeti Színházra.
Mit kínál az új iroda eco-friendly-digitális környezete?
- Biztosított a szelektív hulladékgyűjtés lehetősége.
- A meglévő bútorok a Bene előnyeinek előtérbe helyezésével történő újrahasznosítása.
- A padlószőnyegek környezet- és felhasználóbarátok, újrahasznosított anyagokbók készültek.
- Az intelligens világítás automatikusan szabályozható és alkalmazkodik a mindenkori fényviszonyokhoz.
- A tárgyalók, a fókusz szobák és a munkahelyek helyfoglalási rendszere digitálisan vezérelt.
- Egyéni kóddal zárható szekrények biztosítottak a kollégák számára.
- Az irodában automatikusan működő ajtókat használnak.
- Az iroda a legmodernebb hűtési és fűtési rendszerrel, a Wavin-szisztémával felszerelt
Mindenkinek meg kell találnia a helyét!
A rekord gyorsaságú munka minden mozzanatáról azonnal értesültek a kollégák, ugyanis a blogger-vlogger csapat mindent dokumentált. Munkájuk is bizonyítja: szinte hihetetlen ahogy néhány hónap alatt a „semmiből” született meg a Boehringer Ingelheim Magyarország új munkahelye.
Az okosabb, pontosan tervezett munkavégzés már nem a jövő, hanem a jelen: a változatosság, a mobilitás, a hatékonyság alapkövetelmény. A különböző munkarészlegek közötti fizikai határokat le kell bontani, miközben a munka és a magánélet közötti egészséges egyensúlyt meg kell teremteni. A menedzsment tisztában van vele, hogy az új munkakörnyezetet meg kell szokni, mindenkinek meg kell találnia a helyét – ehhez pedig idő kell.
A vezetőség különösen büszke arra, hogy a beruházást különböző jótékonysági tevékenységgel köthették össze. A régi iroda ping-pong asztalát például egy magyarországi gyermekotthonnak ajándékozta a cég, és az eladásra szánt bútorokból származó összegből ugyancsak jutott jótékony célokra.
A Boehreinger Ingelheim magyarországi telephelyén mostantól még hatékonyabban, még okosabban dolgoznak együtt. Ehhez pedig most már minden adott az új munkahelyen!
Az új iroda számokban
Az iroda alapterülete: 750 négyzetméter, kollégák száma: 50, munkaasztalok száma: 39 (a COVID-19 járvány miatt egyelőre 22 üzemel a biztonságos távolságtartás miatt), nagy konferencia terem: 1, tárgyalók száma: 4, fókusz szobák száma: 4.
A tervezés kezdete: 2019. szeptember. Átadás: 2020. július 22.
Bérlő cég neve: Boehringer Ingelheim RCV GmbH & Co KG Magyarországi Fióktelepe
Iroda címe: 1095 Budapest, Lechner Ödön fasor 10.
Irodaház: Millenium Tower H épület
A Boehringer Ingelheim gyógyszergyár a gyógyszeriparban betöltött vezető szerepe mellett azt is szeretné bizonyítani, hogy nem csak a kulcsfontosságú terápiás területeken – diabétesz, onkológia, tüdőgyógyászat, szív- és érrendszeri betegségek – ér el kimagasló eredményeket, hanem ugyanezt az innovatív szemléletet tartja fontosnak a munkakörnyezet kialakításánál is.
Ezért döntöttünk úgy, hogy új irodánkkal benevezünk az Év Irodája versenyre, melyet az idén 11. alkalommal rendeznek meg, az év legjobb irodáit keresve, amelyek a kialakított térrel, a munkáltatói kultúrával irányt mutatnak és értéket teremtenek a hazai piacon. A Boehringer Ingelheim új irodáját hasonló szellemiségben és elképzelés mentén tervezték meg és rendezték be, mindössze 9 hónap alatt.
A Boehringer Ingelheim vállalatról és magyarországi irodájáról további információkat és képeket talál Facebook oldalunkon:
https://www.facebook.com/BoehringerIngelheimMagyarorszag
Az év irodájára az Év Irodája verseny hivatalos oldalán tud szavazni február 7-ig:
Smart office, efficiency, digital solutions - this is how BI Hungary works in its new office in Budapest
The office of the future is located in the heart of Budapest, a few minutes from the city center, on the bank of the Danube, in a refreshing green environment. It’s the smart, friendly, safe workplace with a family atmosphere.
BI Hungary has introduced the world-class standard with local flavors and ideas.
The initial design of the new office was suggested by Additional Spaces from Ingelheim. Afterwards, Hungarian Finta Studio completed the design work, taking into account local needs, regulations and standards.
Despite of the COVID-19 epidemic the implementation has been completed at an incredibly fast pace. The planning began in September 2019, and by July 22, 2020, colleagues were already able to take possession of the new office.
Reasoning behind the office change
The former site had a lease for more than two years, but the Company needed an explicitly 21st century, very modern and smart workplace. After negotiations with the owner of the office building, a new agreement was reached, which also resulted in significant annual savings in rent. An important aspect was that instead of the previous two-storey location, everyone can now work on one floor, in one space.
Ambassadors
A volunteer Ambassador team, consisting of colleagues, contributed with their own ideas from the very first time they commented on the blueprints. Colleagues were kept informed on the status of the project and their opinions were collected.
Among the most important is the fact that everyone can have a personal contribution to the workplace, as management took into account suggestions of colleagues, from the recycling of furniture to the choice of color. Ambassadors have involved other colleagues to express their opinion and vote on many things.
Capabilities
The 750 m2 open office is divided into two main units: the work area and the collaboration area. Thirty nine work station desks have been set up for 53 employees, but due to the COVID epidemic, 22 workstation desks can currently be used to keep the recommended safe distance. All this was created as a basic concept of intelligent work environment organization and working performance, as well as aiming to increase working efficiency.
The workstations are well lit due to the huge windows, focus rooms and meeting rooms are in the middle separated by glass walls. All meeting rooms have been equipped with the necessary technology for video and audio conferencing. The collaboration area is furnished not only with desks and chairs, but also with comfortable armchairs and a sofa, thus providing a comfortable and casual atmosphere for work.
There are numerous cafés in the office building and in the area, but nevertheless, a dining room with a kitchen has been set up in the office. This is because experience shows that employees like to have lunch and coffee together, locally. Recreation is also emphasized by the fact that you can spend pleasant minutes in the winter garden to experience an amazing view of the Danube.
Facts
- Existing furniture has been redesigned and re-used as much as possible.
- Carpet is made of environmentally and user-friendly, healthy, recycled materials.
- Selective waste collection is ensured.
- Intelligent lighting can be adjusted automatically and adapted to the current lighting conditions.
- The reservation system for meeting rooms, focus rooms and workplaces is digitally controlled.
- Automatic, touch-free, doors.
- Modern cooling and heating ceiling with Wavin system.
Bloggers
Colleagues have been constantly kept informed on every moment of the record-speed work, as the blogger-vlogger team documented everything. Their work also proves that it is almost unbelievable how the new office of BI Hungary was completed from „scratch” in a few months.
Smarter, more precisely planned work is no longer the future, but the present: diversity, mobility, efficiency are basic requirements. Physical boundaries between different working departments need to be dismantled while creating a healthy balance between work and private life.
The Management is also proud to have linked the investment to various charitable activities. For example income from the sold furniture went to charity purposes. From now on, at BI Hungary the employees co-operate even more efficiently and intelligently. Now, everything is secured for that in the new workplace!
Numbers
Office area: 750 m2;
Number of office based emloyees: 53;
Workstations : 39;
Large conference room: 1;
Meeting rooms: 4;
Focus rooms: 4.
Start of planning: September 2019.
Delivery: July 22, 2020.
